Відкриваючи кафе чи кав’ярню, власник майже завжди питає: «Який касовий апарат купити?». У 2026 році правильна відповідь часто — жодного окремого апарата. Розбираємо, з чого обирати, скільки це коштує і що насправді потрібно кафе, крім фіскального чека.
Чи обов’язкова каса для кафе
Так. Кафе на ФОП 2 чи 3 групи і ТОВ зобов’язані проводити кожен продаж через реєстратор розрахункових операцій — РРО або ПРРО — і видавати фіскальний чек. Перша група єдиного податку кафе не підходить. Детальніше — у статті «Чи потрібен ПРРО ФОП 1, 2 і 3 групи». За продаж без чека діють санкції 100% вартості товару за перше порушення й 150% за кожне наступне — див. «Штрафи за роботу без ПРРО».
Варіант 1. Класичний касовий апарат (РРО)
Окремий пристрій із фіскальною пам’яттю. Його треба купити, зареєструвати в податковій, укласти договір із центром сервісного обслуговування й регулярно обслуговувати. Поломка апарата означає зупинку продажів до ремонту.
- плюс: працює автономно, звичний для перевірок;
- мінус: окремі витрати на пристрій і сервіс, прив’язка до одного місця, меню й склад однаково доведеться вести в іншій програмі.
Варіант 2. Програмний РРО (ПРРО) на планшеті чи смартфоні
ПРРО — це програма, яка виконує ту саму роль, що й касовий апарат: формує фіскальні чеки й надсилає їх до податкової онлайн. Працює на планшеті, смартфоні або комп’ютері, які у вас уже є. Реєструється через Електронний кабінет платника податків за кілька хвилин, а підписує чеки кваліфікований електронний підпис касира.
- плюс: не треба купувати апарат і платити за сервіс у ЦСО;
- плюс: каса там, де офіціант: за стійкою, у залі, на терасі чи в доставці;
- плюс: офлайн-режим, якщо зник інтернет: до 36 годин поспіль і до 168 годин на місяць, чеки потім передаються до податкової автоматично.
Порівняння
- Обладнання: РРО — окремий апарат; ПРРО — ваш планшет, смартфон чи комп’ютер.
- Реєстрація: РРО — через податкову й сервісний центр; ПРРО — онлайн в Електронному кабінеті.
- Обслуговування: РРО — договір із ЦСО; ПРРО — оновлення програми.
- Чек: РРО — паперовий; ПРРО — паперовий через чековий принтер або електронний за згодою гостя.
- Облік: РРО — тільки чеки; каса з ПРРО — продажі, меню, склад і звіти в одному місці.
Що потрібно кафе, крім чека
Касовий апарат лише фіскалізує продаж. Щоб кафе працювало швидко й прозоро, касі потрібні:
- меню з модифікаторами: розмір, молоко, сироп, добавки;
- кухонні бігунки й екран кухні, щоб замовлення не губились;
- столи й відкриті чеки для залу;
- склад і техкарти: списання інгредієнтів з кожного продажу й собівартість;
- звіти: виручка, середній чек, популярні позиції, а також X- і Z-звіти.
Для паперових чеків і бігунків знадобиться чековий принтер — як його обрати, ми розповіли в статті «Як обрати чековий принтер для кафе».
Як це працює в Goovii
ПРРО вбудований у касу Goovii без окремої оплати. Каса працює на Android, iPhone, iPad і Windows, а меню, склад, лояльність і звіти — в одному кабінеті. Якщо зникає зв’язок, каса продовжує працювати без інтернету. Усе, що потрібно саме кафе, зібрано на сторінці «Автоматизація кафе».
Якщо хочете обійтися зовсім без окремої техніки, читайте нашу статтю «Касовий апарат у телефоні».
Висновок
У 2026 році кафе не обов’язково купувати окремий касовий апарат. ПРРО на планшеті чи смартфоні виконує ту саму фіскальну роль, коштує менше й одразу дає облік меню, складу та продажів. Спробуйте Goovii 15 днів безкоштовно й підключіть ПРРО за один вечір.