Открывая кафе или кофейню, владелец почти всегда спрашивает: «Какой кассовый аппарат купить?». В 2026 году правильный ответ часто — никакого отдельного аппарата. Разбираем, из чего выбирать, сколько это стоит и что на самом деле нужно кафе, кроме фискального чека.
Обязательна ли касса для кафе
Да. Кафе на ФЛП 2 или 3 группы и ООО обязаны проводить каждую продажу через регистратор расчётных операций — РРО или ПРРО — и выдавать фискальный чек. Первая группа единого налога кафе не подходит. Подробнее — в статье «Нужен ли ПРРО ФЛП 1, 2 и 3 группы». За продажу без чека действуют санкции 100% стоимости товара за первое нарушение и 150% за каждое следующее — см. «Штрафы за работу без ПРРО».
Вариант 1. Классический кассовый аппарат (РРО)
Отдельное устройство с фискальной памятью. Его нужно купить, зарегистрировать в налоговой, заключить договор с центром сервисного обслуживания и регулярно обслуживать. Поломка аппарата означает остановку продаж до ремонта.
- плюс: работает автономно, привычен для проверок;
- минус: отдельные расходы на устройство и сервис, привязка к одному месту, меню и склад всё равно придётся вести в другой программе.
Вариант 2. Программный РРО (ПРРО) на планшете или смартфоне
ПРРО — это программа, которая выполняет ту же роль, что и кассовый аппарат: формирует фискальные чеки и отправляет их в налоговую онлайн. Работает на планшете, смартфоне или компьютере, которые у вас уже есть. Регистрируется через Электронный кабинет налогоплательщика за несколько минут, а чеки подписывает квалифицированная электронная подпись кассира.
- плюс: не нужно покупать аппарат и платить за сервис в ЦСО;
- плюс: касса там, где официант: за стойкой, в зале, на террасе или в доставке;
- плюс: офлайн-режим, если пропал интернет: до 36 часов подряд и до 168 часов в месяц, чеки затем передаются в налоговую автоматически.
Сравнение
- Оборудование: РРО — отдельный аппарат; ПРРО — ваш планшет, смартфон или компьютер.
- Регистрация: РРО — через налоговую и сервисный центр; ПРРО — онлайн в Электронном кабинете.
- Обслуживание: РРО — договор с ЦСО; ПРРО — обновления программы.
- Чек: РРО — бумажный; ПРРО — бумажный через чековый принтер или электронный с согласия гостя.
- Учёт: РРО — только чеки; касса с ПРРО — продажи, меню, склад и отчёты в одном месте.
Что нужно кафе, кроме чека
Кассовый аппарат только фискализирует продажу. Чтобы кафе работало быстро и прозрачно, кассе нужны:
- меню с модификаторами: размер, молоко, сироп, добавки;
- кухонные бегунки и экран кухни, чтобы заказы не терялись;
- столы и открытые чеки для зала;
- склад и техкарты: списание ингредиентов с каждой продажи и себестоимость;
- отчёты: выручка, средний чек, популярные позиции, а также X- и Z-отчёты.
Для бумажных чеков и бегунков понадобится чековый принтер — как его выбрать, мы рассказали в статье «Как выбрать чековый принтер для кафе».
Как это работает в Goovii
ПРРО встроен в кассу Goovii без отдельной оплаты. Касса работает на Android, iPhone, iPad и Windows, а меню, склад, лояльность и отчёты — в одном кабинете. Если пропадает связь, касса продолжает работать без интернета. Всё, что нужно именно кафе, собрано на странице «Автоматизация кафе».
Если хотите обойтись совсем без отдельной техники, читайте нашу статью «Кассовый аппарат в телефоне».
Вывод
В 2026 году кафе не обязательно покупать отдельный кассовый аппарат. ПРРО на планшете или смартфоне выполняет ту же фискальную роль, стоит дешевле и сразу даёт учёт меню, склада и продаж. Попробуйте Goovii 15 дней бесплатно и подключите ПРРО за один вечер.