Налаштування обліку інгредієнтів, техкарт і товарів

Перед початком роботи з меню необхідно визначитися, як саме ви плануєте вести облік продукції: через техкарти з автоматичним списанням інгредієнтів чи як готові товари без обліку складових. Від цього залежатиме подальше налаштування системи.

1. Визначтеся, чи потрібно вести облік інгредієнтів

Насамперед визначте, чи потрібно вам контролювати залишки продуктів та інших складових, які використовуються під час приготування страв і напоїв.

Якщо ви готуєте продукцію безпосередньо у закладі та хочете, щоб під час кожного продажу система автоматично зменшувала залишки використаних продуктів на складі, рекомендуємо працювати з техкартами.

Якщо ж ви продаєте вже готову продукцію та вам не потрібно відстежувати, з яких інгредієнтів вона складається, використовуйте товари.

2. Якщо ви працюєте з техкартами

Техкарта — це рецепт страви або напою, у якому зазначено, які саме інгредієнти входять до складу позиції та в якій кількості вони використовуються для її приготування.

Наприклад, для приготування капучино до техкарти можна додати каву, молоко та інші необхідні складові із зазначенням їхньої кількості. Після продажу одного капучино система розумітиме, скільки кожного інгредієнта потрібно списати зі складу.

Робота з техкартами дає змогу автоматизувати одразу кілька процесів:

• автоматично списувати інгредієнти зі складу під час продажу;
• контролювати фактичні залишки продуктів;
• розраховувати собівартість кожної страви або напою;
• визначати прибуток від продажу;
• розуміти, які інгредієнти та в якій кількості використовуються;
• контролювати потребу в нових постачаннях.

Приклад

Припустимо, ви продаєте каву з молоком. У техкарті вказано, що на одну порцію потрібно 10 г кави та 150 мл молока.

Якщо за день було продано 20 таких напоїв, система зможе врахувати використання 200 г кави та 3 л молока відповідно до налаштованої техкарти.

Таким чином, вам не потрібно вручну списувати кожен використаний продукт — списання відбувається автоматично на основі продажів і налаштованого рецепта.

3. Якщо ви працюєте з товарами

Товар — це готова позиція, яку ви продаєте без списання окремих інгредієнтів. Тобто система обліковує сам товар як готову одиницю продукції, а не його складові.

Такий варіант підходить, наприклад, для:

• пляшок води;
• газованих напоїв;
• шоколадних батончиків;
• жувальної гумки;
• упакованих снеків;
• іншої готової продукції, яку ви продаєте без приготування.

Наприклад, якщо ви продаєте пляшку води, вам не потрібно створювати техкарту та додавати до неї воду як інгредієнт. У такому випадку достатньо створити готовий товар «Вода» та вказати його ціну й інші необхідні дані.

4. Як вибрати правильний варіант

Для зручності можна орієнтуватися на просте правило:

• Готуєте страву або напій із декількох складових? Використовуйте техкарту.
• Продаєте готову продукцію без приготування? Використовуйте товар.

За потреби в одному меню можна використовувати обидва підходи одночасно. Наприклад, каву та сендвічі вести за техкартами, а пляшкову воду та шоколадні батончики — як готові товари.

5. Створіть категорії

Після того як ви визначилися зі способом роботи, наступним кроком буде створення категорій.

Категорії допомагають структурувати меню та швидко знаходити потрібні позиції. Їх варто створювати відповідно до асортименту вашого закладу.

Наприклад, категорії можуть мати такий вигляд:

• Кава;
• Чай;
• Холодні напої;
• Фастфуд;
• Ланчі;
• Десерти;
• Сніданки;
• Салати;
• Готова продукція.

Якщо ви використовуєте техкарти, створюйте категорії для техкарт. Якщо працюєте з готовою продукцією — категорії для товарів.

6. Створіть інгредієнти для техкарт

Якщо ви обрали роботу з техкартами, після створення категорій потрібно додати інгредієнти, з яких складаються ваші страви та напої.

Наприклад, для кав'ярні це можуть бути:

• кавові зерна;
• молоко;
• вершки;
• цукор;
• сиропи;
• чай;
• лимон;
• інші продукти та складові.

Для кожного інгредієнта необхідно вказати відповідні дані, зокрема його назву, одиницю вимірювання та іншу інформацію, яку передбачає система.

Якщо інгредієнтів ще немає на складі

Не обов'язково чекати першого постачання, щоб почати налаштовувати меню. Якщо на момент створення інгредієнта його фактичного залишку ще немає, можна вказати кількість 0.

Для ціни на цьому етапі можна вказати орієнтовну закупівельну ціну. Це дасть змогу завершити налаштування техкарт і не відкладати створення меню до моменту фактичного отримання продуктів.

Після першого постачання фактичні залишки можна буде оприбуткувати на склад, а закупівельна ціна інгредієнтів оновиться відповідно до фактичних даних постачання.

7. Створіть техкарти

Коли категорії та необхідні інгредієнти вже створені, можна переходити до налаштування техкарт.

Для кожної страви або напою потрібно вказати всі необхідні дані, зокрема назву позиції, категорію та склад.

Найважливіша частина техкарти — це перелік інгредієнтів та їхня кількість, необхідна для приготування однієї порції або одиниці продукції.

Наприклад

Для позиції «Капучино» техкарта може містити:

• кавові зерна — необхідна кількість на одну порцію;
• молоко — необхідна кількість на одну порцію;
• інші складові, якщо вони використовуються в рецепті.

Після збереження техкарти система використовуватиме ці дані під час продажу. Коли клієнт замовить одну порцію, зі складу буде списано відповідну кількість кожного інгредієнта.

8. Створіть товари

Якщо ви обрали облік готової продукції, замість техкарт створюйте товари.

Для кожного товару потрібно заповнити необхідні дані, наприклад назву, категорію, ціну та інші параметри, передбачені системою.

На відміну від техкарти, товар не має переліку інгредієнтів, які потрібно автоматично списувати під час продажу.

9. Додайте постачання

Після того як меню, категорії, інгредієнти, техкарти та товари налаштовані, якщо ви працюєте з інгредієнтами, рекомендуємо перейти до оформлення постачання.

Постачання потрібне для того, щоб фактично оприбуткувати отримані продукти та інші складові на склад.

Наприклад, якщо ви придбали кавові зерна, молоко та сиропи, під час оформлення постачання ви вносите отримані кількості та фактичні закупівельні ціни. Після цього відповідні залишки з'являться на складі.

Також це дозволяє системі використовувати актуальну закупівельну ціну інгредієнтів для подальших розрахунків собівартості.

10. Рекомендований порядок налаштування

Щоб не пропустити важливі етапи, рекомендуємо налаштовувати меню в такій послідовності:

1. Визначтеся зі способом обліку: техкарти для страв і напоїв або товари для готової продукції.
2. Створіть категорії та розподіліть майбутні позиції за відповідними категоріями.
3. Якщо використовуєте техкарти — створіть інгредієнти. Якщо їх ще немає на складі, встановіть залишок 0 і вкажіть орієнтовну ціну.
4. Створіть техкарти або товари та заповніть усі необхідні дані.
5. Перевірте налаштування меню, щоб назви, категорії, ціни та склад техкарт були вказані правильно.
6. Додайте перше постачання, якщо працюєте з інгредієнтами. Це дозволить оприбуткувати фактичні залишки на склад.
7. Перевірте актуальні закупівельні ціни інгредієнтів після проведення постачання.

11. Що відбувається після завершення налаштування

Після завершення всіх налаштувань система буде готова до щоденної роботи.

Якщо ви працюєте з техкартами, продажі будуть пов'язані з використанням інгредієнтів: система зможе автоматично списувати необхідну кількість продуктів, розраховувати собівартість та допомагати контролювати прибутковість позицій.

Якщо ви працюєте з товарами, облік відбуватиметься на рівні готової продукції без необхідності створювати та контролювати склад кожної позиції.

Підсумок

Основне правило просте: якщо для продажу потрібно приготувати страву або напій з окремих інгредієнтів — використовуйте техкарту. Якщо ви продаєте вже готову продукцію і не хочете вести облік її складових — використовуйте товар.

Для роботи з техкартами спочатку створіть категорії та інгредієнти, потім налаштуйте рецепти й після першого отримання продукції оформіть постачання. Це дозволить правильно сформувати залишки на складі та використовувати актуальні закупівельні ціни для розрахунку собівартості.

Для готової продукції достатньо створити категорії та самі товари, заповнивши необхідні дані для їх продажу.