Настройка учета ингредиентов, техкарт и товаров

Перед началом работы с меню необходимо определиться, как именно вы планируете вести учет продукции: через техкарты с автоматическим списанием ингредиентов или как готовые товары без учета составляющих. От этого будет зависеть дальнейшая настройка системы.

1. Определитесь, нужно ли вести учет ингредиентов

В первую очередь определите, нужно ли вам контролировать остатки продуктов и других составляющих, которые используются при приготовлении блюд и напитков.

Если вы готовите продукцию непосредственно в заведении и хотите, чтобы при каждой продаже система автоматически уменьшала остатки использованных продуктов на складе, рекомендуем работать с техкартами.

Если же вы продаете уже готовую продукцию и вам не нужно отслеживать, из каких ингредиентов она состоит, используйте товары.

2. Если вы работаете с техкартами

Техкарта — это рецепт блюда или напитка, в котором указано, какие именно ингредиенты входят в состав позиции и в каком количестве они используются для ее приготовления.

Например, для приготовления капучино в техкарту можно добавить кофе, молоко и другие необходимые составляющие с указанием их количества. После продажи одного капучино система будет понимать, сколько каждого ингредиента нужно списать со склада.

Работа с техкартами позволяет автоматизировать сразу несколько процессов:

• автоматически списывать ингредиенты со склада во время продажи;
• контролировать фактические остатки продуктов;
• рассчитывать себестоимость каждого блюда или напитка;
• определять прибыль от продажи;
• понимать, какие ингредиенты и в каком количестве используются;
• контролировать необходимость новых поставок.

Пример

Допустим, вы продаете кофе с молоком. В техкарте указано, что на одну порцию требуется 10 г кофе и 150 мл молока.

Если за день было продано 20 таких напитков, система сможет учесть использование 200 г кофе и 3 л молока в соответствии с настроенной техкартой.

Таким образом, вам не нужно вручную списывать каждый использованный продукт — списание происходит автоматически на основе продаж и настроенного рецепта.

3. Если вы работаете с товарами

Товар — это готовая позиция, которую вы продаете без списания отдельных ингредиентов. То есть система учитывает сам товар как готовую единицу продукции, а не его составляющие.

Такой вариант подходит, например, для:

• бутылок воды;
• газированных напитков;
• шоколадных батончиков;
• жевательной резинки;
• упакованных снеков;
• другой готовой продукции, которую вы продаете без приготовления.

Например, если вы продаете бутылку воды, вам не нужно создавать техкарту и добавлять в нее воду как ингредиент. В таком случае достаточно создать готовый товар «Вода» и указать его цену и другие необходимые данные.

4. Как выбрать правильный вариант

Для удобства можно ориентироваться на простое правило:

• Готовите блюдо или напиток из нескольких составляющих? Используйте техкарту.
• Продаете готовую продукцию без приготовления? Используйте товар.

При необходимости в одном меню можно использовать оба подхода одновременно. Например, кофе и сэндвичи вести по техкартам, а бутилированную воду и шоколадные батончики — как готовые товары.

5. Создайте категории

После того как вы определились со способом работы, следующим шагом будет создание категорий.

Категории помогают структурировать меню и быстро находить нужные позиции. Их стоит создавать в соответствии с ассортиментом вашего заведения.

Например, категории могут выглядеть так:

• Кофе;
• Чай;
• Холодные напитки;
• Фастфуд;
• Ланчи;
• Десерты;
• Завтраки;
• Салаты;
• Готовая продукция.

Если вы используете техкарты, создавайте категории для техкарт. Если работаете с готовой продукцией — категории для товаров.

6. Создайте ингредиенты для техкарт

Если вы выбрали работу с техкартами, после создания категорий необходимо добавить ингредиенты, из которых состоят ваши блюда и напитки.

Например, для кофейни это могут быть:

• кофейные зерна;
• молоко;
• сливки;
• сахар;
• сиропы;
• чай;
• лимон;
• другие продукты и составляющие.

Для каждого ингредиента необходимо указать соответствующие данные, в частности его название, единицу измерения и другую информацию, предусмотренную системой.

Если ингредиентов еще нет на складе

Не обязательно ждать первой поставки, чтобы начать настройку меню. Если на момент создания ингредиента его фактического остатка еще нет, можно указать количество 0.

Для цены на этом этапе можно указать ориентировочную закупочную цену. Это позволит завершить настройку техкарт и не откладывать создание меню до момента фактического получения продуктов.

После первой поставки фактические остатки можно будет оприходовать на склад, а закупочная цена ингредиентов обновится в соответствии с фактическими данными поставки.

7. Создайте техкарты

Когда категории и необходимые ингредиенты уже созданы, можно переходить к настройке техкарт.

Для каждого блюда или напитка необходимо указать все необходимые данные, в частности название позиции, категорию и состав.

Самая важная часть техкарты — это перечень ингредиентов и их количество, необходимое для приготовления одной порции или единицы продукции.

Например

Для позиции «Капучино» техкарта может содержать:

• кофейные зерна — необходимое количество на одну порцию;
• молоко — необходимое количество на одну порцию;
• другие составляющие, если они используются в рецепте.

После сохранения техкарты система будет использовать эти данные во время продажи. Когда клиент закажет одну порцию, со склада будет списано соответствующее количество каждого ингредиента.

8. Создайте товары

Если вы выбрали учет готовой продукции, вместо техкарт создавайте товары.

Для каждого товара необходимо заполнить необходимые данные, например название, категорию, цену и другие параметры, предусмотренные системой.

В отличие от техкарты, товар не содержит перечня ингредиентов, которые необходимо автоматически списывать во время продажи.

9. Добавьте поставку

После того как меню, категории, ингредиенты, техкарты и товары настроены, если вы работаете с ингредиентами, рекомендуем перейти к оформлению поставки.

Поставка необходима для того, чтобы фактически оприходовать полученные продукты и другие составляющие на склад.

Например, если вы приобрели кофейные зерна, молоко и сиропы, при оформлении поставки вы вносите полученные количества и фактические закупочные цены. После этого соответствующие остатки появятся на складе.

Также это позволяет системе использовать актуальную закупочную цену ингредиентов для дальнейших расчетов себестоимости.

10. Рекомендуемый порядок настройки

Чтобы не пропустить важные этапы, рекомендуем настраивать меню в следующей последовательности:

1. Определитесь со способом учета: техкарты для блюд и напитков или товары для готовой продукции.
2. Создайте категории и распределите будущие позиции по соответствующим категориям.
3. Если используете техкарты — создайте ингредиенты. Если их еще нет на складе, установите остаток 0 и укажите ориентировочную цену.
4. Создайте техкарты или товары и заполните все необходимые данные.
5. Проверьте настройки меню, чтобы названия, категории, цены и состав техкарт были указаны правильно.
6. Добавьте первую поставку, если работаете с ингредиентами. Это позволит оприходовать фактические остатки на склад.
7. Проверьте актуальные закупочные цены ингредиентов после проведения поставки.

11. Что происходит после завершения настройки

После завершения всех настроек система будет готова к ежедневной работе.

Если вы работаете с техкартами, продажи будут связаны с использованием ингредиентов: система сможет автоматически списывать необходимое количество продуктов, рассчитывать себестоимость и помогать контролировать прибыльность позиций.

Если вы работаете с товарами, учет будет происходить на уровне готовой продукции без необходимости создавать и контролировать состав каждой позиции.

Итог

Основное правило простое: если для продажи необходимо приготовить блюдо или напиток из отдельных ингредиентов — используйте техкарту. Если вы продаете уже готовую продукцию и не хотите вести учет ее составляющих — используйте товар.

Для работы с техкартами сначала создайте категории и ингредиенты, затем настройте рецепты и после первого получения продукции оформите поставку. Это позволит правильно сформировать остатки на складе и использовать актуальные закупочные цены для расчета себестоимости.

Для готовой продукции достаточно создать категории и сами товары, заполнив необходимые данные для их продажи.