إعداد إدارة المكونات والوصفات والمنتجات

قبل البدء بالعمل على القائمة، يجب تحديد كيفية إدارة المنتجات التي تخطط لاستخدامها: من خلال الوصفات مع الخصم التلقائي للمكونات، أو كمنتجات جاهزة دون إدارة المكونات. وسيعتمد إعداد النظام لاحقًا على هذا الاختيار.

1. حدد ما إذا كنت بحاجة إلى إدارة المكونات

أولًا، حدد ما إذا كنت بحاجة إلى متابعة أرصدة المنتجات والمكونات الأخرى التي يتم استخدامها أثناء إعداد الأطباق والمشروبات.

إذا كنت تقوم بإعداد المنتجات مباشرةً في منشأتك وتريد أن يقوم النظام تلقائيًا بتقليل أرصدة المنتجات المستخدمة من المخزون عند كل عملية بيع، فنوصي باستخدام الوصفات.

أما إذا كنت تبيع منتجات جاهزة ولا تحتاج إلى تتبع المكونات التي تتكون منها، فاستخدم المنتجات.

2. إذا كنت تعمل باستخدام الوصفات

الوصفة هي وصفة طبق أو مشروب توضح المكونات التي تدخل في تكوين المنتج والكميات المستخدمة منها لإعداده.

على سبيل المثال، عند إعداد الكابتشينو، يمكنك إضافة القهوة والحليب والمكونات الأخرى المطلوبة إلى الوصفة مع تحديد الكمية لكل منها. بعد بيع كوب واحد من الكابتشينو، سيعرف النظام كمية كل مكون يجب خصمها من المخزون.

يتيح لك العمل باستخدام الوصفات أتمتة عدة عمليات في الوقت نفسه:

• خصم المكونات تلقائيًا من المخزون عند البيع؛
• متابعة الأرصدة الفعلية للمنتجات؛
• حساب تكلفة كل طبق أو مشروب؛
• تحديد الأرباح الناتجة عن المبيعات؛
• معرفة المكونات المستخدمة والكميات المطلوبة منها؛
• متابعة الحاجة إلى عمليات توريد جديدة.

مثال

لنفترض أنك تبيع القهوة مع الحليب. توضح الوصفة أن الحصة الواحدة تحتاج إلى 10 غرامات من القهوة و150 مل من الحليب.

إذا تم بيع 20 مشروبًا من هذا النوع خلال اليوم، فسيتمكن النظام من احتساب استخدام 200 غرام من القهوة و3 لترات من الحليب وفقًا للوصفة التي تم إعدادها.

وبالتالي، لن تحتاج إلى خصم كل منتج مستخدم يدويًا — إذ تتم عملية الخصم تلقائيًا بناءً على المبيعات والوصفة التي تم إعدادها.

3. إذا كنت تعمل باستخدام المنتجات

المنتج هو صنف جاهز يتم بيعه دون خصم المكونات الفردية. أي أن النظام يتعامل مع المنتج نفسه كوحدة جاهزة، وليس مع مكوناته.

هذا الخيار مناسب، على سبيل المثال، لـ:

• زجاجات المياه؛
• المشروبات الغازية؛
• ألواح الشوكولاتة؛
• العلكة؛
• الوجبات الخفيفة المعبأة؛
• أي منتجات جاهزة أخرى يتم بيعها دون تحضير.

على سبيل المثال، إذا كنت تبيع زجاجة مياه، فلست بحاجة إلى إنشاء وصفة وإضافة المياه إليها كمكون. في هذه الحالة، يكفي إنشاء المنتج الجاهز «مياه» وتحديد سعره والبيانات الأخرى المطلوبة.

4. كيفية اختيار الخيار المناسب

للتبسيط، يمكنك الاعتماد على قاعدة بسيطة:

• هل تقوم بإعداد طبق أو مشروب من عدة مكونات؟ استخدم الوصفة.
• هل تبيع منتجات جاهزة دون تحضير؟ استخدم المنتج.

عند الحاجة، يمكنك استخدام الطريقتين معًا في القائمة نفسها. على سبيل المثال، يمكنك إدارة القهوة والسندويشات باستخدام الوصفات، والمياه المعبأة وألواح الشوكولاتة كمنتجات جاهزة.

5. إنشاء الفئات

بعد تحديد طريقة العمل، ستكون الخطوة التالية هي إنشاء الفئات.

تساعد الفئات على تنظيم القائمة والعثور بسرعة على الأصناف المطلوبة. ويُنصح بإنشائها وفقًا لتشكيلة المنتجات في منشأتك.

على سبيل المثال، يمكن أن تكون الفئات كالتالي:

• القهوة؛
• الشاي؛
• المشروبات الباردة؛
• الوجبات السريعة؛
• وجبات الغداء؛
• الحلويات؛
• وجبات الإفطار؛
• السلطات؛
• المنتجات الجاهزة.

إذا كنت تستخدم الوصفات، فأنشئ فئات للوصفات. وإذا كنت تعمل مع المنتجات الجاهزة، فأنشئ فئات للمنتجات.

6. إنشاء المكونات للوصفات

إذا اخترت العمل باستخدام الوصفات، فبعد إنشاء الفئات يجب إضافة المكونات التي تتكون منها أطباقك ومشروباتك.

على سبيل المثال، يمكن أن تشمل المكونات في المقهى:

• حبوب القهوة؛
• الحليب؛
• الكريمة؛
• السكر؛
• الشرابات المنكهة؛
• الشاي؛
• الليمون؛
• المنتجات والمكونات الأخرى.

لكل مكون، يجب إدخال البيانات المناسبة، بما في ذلك اسمه، ووحدة القياس، والمعلومات الأخرى التي يتطلبها النظام.

إذا لم تكن المكونات موجودة في المخزون بعد

ليس من الضروري انتظار أول عملية توريد لبدء إعداد القائمة. إذا لم يكن هناك رصيد فعلي للمكون في المخزون عند إنشائه، يمكنك تحديد الكمية 0.

ويمكنك في هذه المرحلة إدخال سعر شراء تقريبي. سيسمح لك ذلك بإكمال إعداد الوصفات وعدم تأجيل إنشاء القائمة إلى حين استلام المنتجات فعليًا.

بعد أول عملية توريد، يمكنك تسجيل الأرصدة الفعلية في المخزون، وسيتم تحديث سعر شراء المكونات وفقًا لبيانات التوريد الفعلية.

7. إنشاء الوصفات

بعد إنشاء الفئات والمكونات المطلوبة، يمكنك الانتقال إلى إعداد الوصفات.

لكل طبق أو مشروب، يجب إدخال جميع البيانات المطلوبة، بما في ذلك اسم الصنف والفئة والمكونات.

الجزء الأهم في الوصفة هو قائمة المكونات والكميات المطلوبة لإعداد حصة واحدة أو وحدة واحدة من المنتج.

على سبيل المثال

يمكن أن تتضمن وصفة صنف «كابتشينو» ما يلي:

• حبوب القهوة — الكمية المطلوبة لحصة واحدة؛
• الحليب — الكمية المطلوبة لحصة واحدة؛
• مكونات أخرى، إذا كانت مستخدمة في الوصفة.

بعد حفظ الوصفة، سيستخدم النظام هذه البيانات أثناء عملية البيع. وعندما يطلب العميل حصة واحدة، سيتم خصم الكمية المناسبة من كل مكون من المخزون.

8. إنشاء المنتجات

إذا اخترت إدارة المنتجات الجاهزة، فبدلًا من إنشاء الوصفات، قم بإنشاء المنتجات.

لكل منتج، يجب إدخال البيانات المطلوبة، مثل الاسم، والفئة، والسعر، وغيرها من المعلمات التي يتطلبها النظام.

وعلى عكس الوصفة، لا يحتوي المنتج على قائمة بالمكونات التي يجب خصمها تلقائيًا عند البيع.

9. إضافة عملية توريد

بعد إعداد القائمة والفئات والمكونات والوصفات والمنتجات، إذا كنت تعمل باستخدام المكونات، فنوصي بالانتقال إلى إنشاء عملية توريد.

تُستخدم عملية التوريد لتسجيل المنتجات والمكونات المستلمة فعليًا وإضافتها إلى المخزون.

على سبيل المثال، إذا اشتريت حبوب القهوة والحليب والشرابات المنكهة، فعند إنشاء عملية التوريد، تقوم بإدخال الكميات المستلمة وأسعار الشراء الفعلية. وبعد ذلك ستظهر الأرصدة المقابلة في المخزون.

كما يتيح ذلك للنظام استخدام سعر الشراء الحالي للمكونات عند إجراء حسابات التكلفة لاحقًا.

10. الترتيب الموصى به للإعداد

لتجنب تفويت أي خطوات مهمة، نوصي بإعداد القائمة بالترتيب التالي:

1. حدد طريقة إدارة المخزون: الوصفات للأطباق والمشروبات أو المنتجات للمنتجات الجاهزة.
2. أنشئ الفئات ووزّع الأصناف المستقبلية ضمن الفئات المناسبة.
3. إذا كنت تستخدم الوصفات — أنشئ المكونات. وإذا لم تكن موجودة في المخزون بعد، فحدد الرصيد 0 وأدخل سعرًا تقريبيًا.
4. أنشئ الوصفات أو المنتجات وأدخل جميع البيانات المطلوبة.
5. تحقق من إعدادات القائمة للتأكد من إدخال الأسماء والفئات والأسعار ومكونات الوصفات بشكل صحيح.
6. أضف أول عملية توريد إذا كنت تعمل باستخدام المكونات. سيسمح ذلك بتسجيل الأرصدة الفعلية في المخزون.
7. تحقق من أسعار الشراء الحالية للمكونات بعد تسجيل عملية التوريد.

11. ماذا يحدث بعد الانتهاء من الإعداد؟

بعد الانتهاء من جميع الإعدادات، سيكون النظام جاهزًا للاستخدام اليومي.

إذا كنت تعمل باستخدام الوصفات، فستكون المبيعات مرتبطة باستخدام المكونات: سيتمكن النظام من خصم الكمية المطلوبة من المنتجات تلقائيًا، وحساب التكلفة، والمساعدة في متابعة ربحية الأصناف.

وإذا كنت تعمل باستخدام المنتجات، فستتم إدارة المخزون على مستوى المنتج الجاهز دون الحاجة إلى إنشاء مكونات كل صنف ومتابعتها.

الخلاصة

القاعدة الأساسية بسيطة: إذا كان بيع الطبق أو المشروب يتطلب إعداده من مكونات منفصلة — فاستخدم الوصفة. وإذا كنت تبيع منتجات جاهزة ولا تريد إدارة مكوناتها — فاستخدم المنتج.

للعمل باستخدام الوصفات، ابدأ أولًا بإنشاء الفئات والمكونات، ثم قم بإعداد الوصفات، وبعد استلام المنتجات لأول مرة أنشئ عملية توريد. سيسمح ذلك بتكوين أرصدة المخزون بشكل صحيح واستخدام أسعار الشراء الحالية لحساب التكلفة.

أما بالنسبة للمنتجات الجاهزة، فيكفي إنشاء الفئات والمنتجات نفسها، وإدخال البيانات المطلوبة لبيعها.